Depois de vencer: fiscalização, recebimento e pagamento do contrato público

Ler o contrato como se leu o edital

Assinado o contrato, ele passa a ser a referência, com seus anexos e a proposta da empresa. Vale lê-lo item por item: prazos, local de entrega, ordem de fornecimento ou de serviço, comunicações, recebimento, pagamento e sanções. Dois pontos pedem atenção antes da primeira entrega. A divulgação no PNCP é condição para a eficácia do contrato e de seus aditamentos (art. 94 da Lei nº 14.133/2021). E o contrato obriga a empresa a manter, durante toda a execução, as condições exigidas na habilitação, com as certidões de regularidade em dia.

Quem fiscaliza e o que fica registrado

O art. 117 determina que a execução seja acompanhada e fiscalizada por um ou mais fiscais designados pela Administração, ou por seus substitutos, que podem ser assistidos por terceiros. O fiscal anota em registro próprio todas as ocorrências e determina o que for necessário para regularizar faltas ou defeitos (§ 1º). O que ultrapassa a sua competência, ele leva aos superiores (§ 2º).

Para a empresa, isso se traduz em três hábitos. Saber quem são o fiscal e o substituto, pelo ato de designação. Responder por escrito, no prazo, a cada notificação, e manter registro próprio das entregas, das comunicações e das providências. Pedir por escrito tudo o que depende de decisão superior, como troca de marca, de prazo ou de quantidade: orientação verbal não altera o contrato.

Recebimento provisório e definitivo

O art. 140 divide o recebimento em dois momentos. Nas compras, o provisório é sumário, feito por quem acompanha e fiscaliza o contrato, com verificação posterior da conformidade do material; o definitivo cabe a servidor ou comissão designada, por termo detalhado que comprove o atendimento das exigências do contrato. Nos serviços, também o provisório exige termo detalhado. Prazos e métodos estão no regulamento ou no contrato (§ 3º).

O objeto pode ser rejeitado, no todo ou em parte, quando estiver em desacordo com o contrato (§ 1º), e o recebimento não afasta a responsabilidade da empresa pela perfeita execução, nos limites da lei ou do contrato (§ 2º). Na prática: entregar com a nota fiscal e os documentos do produto, obter o recibo datado, acompanhar o prazo do definitivo e, se houver recusa, pedir por escrito o motivo e o prazo de substituição.

Pagamento: a ordem cronológica

O recebimento é o que permite liquidar a despesa e pagar. O art. 141 manda observar a ordem cronológica para cada fonte diferenciada de recursos, em quatro categorias: fornecimento de bens, locações, prestação de serviços e realização de obras. A ordem só muda nas situações listadas no § 1º, com justificativa prévia da autoridade competente e comunicação posterior ao controle interno e ao tribunal de contas. O órgão deve divulgar todo mês, em seu sítio na internet, a ordem dos pagamentos e as justificativas de cada alteração (§ 3º), e é ali que a empresa acompanha a própria posição. O que está nas mãos dela é a cobrança completa: nota fiscal correta, certidões válidas e termo de recebimento.

Quando o contrato precisa mudar

O art. 124 admite alterações, sempre justificadas. Unilateralmente, pela Administração, para modificar o projeto ou as especificações ou acrescer e diminuir quantidades, nos limites da lei. Por acordo entre as partes, entre outros casos, para restabelecer o equilíbrio econômico-financeiro inicial diante de força maior, caso fortuito, fato do príncipe ou fatos imprevisíveis ou previsíveis de consequências incalculáveis, respeitada a repartição de riscos do contrato.

Reequilíbrio não é reajuste. O reajuste segue o índice e a data-base previstos no edital e no contrato. O reequilíbrio depende de pedido instruído: o fato, a data, o impacto nos custos demonstrado em planilha e a relação com a repartição de riscos. Em regra, a empresa só executa a alteração depois de formalizado o termo aditivo.

Repactuação nos serviços com mão de obra

Nos serviços contínuos com dedicação exclusiva ou predominância de mão de obra, o art. 135 prevê a repactuação, mediante demonstração analítica da variação dos custos. A data de referência é a da proposta, para os custos de mercado, e a do acordo, convenção ou dissídio coletivo a que a proposta esteja vinculada, para os de mão de obra. O interregno mínimo é de um ano, contado da proposta ou da última repactuação (§ 3º).

A iniciativa é da empresa: o pedido segue com a planilha de custos e formação de preços ou com o novo acordo, convenção ou sentença normativa (§ 6º). Acompanhe a data-base de cada categoria e faça o pedido durante a vigência: há regulamentos que consideram perdido o pedido não apresentado antes da prorrogação ou do encerramento do contrato.

A pasta do contrato

Desde o primeiro dia, mantenha a pasta do contrato: contrato e anexos, ato de designação do fiscal, ordens de fornecimento ou de serviço, notas fiscais, termos de recebimento, comunicações e pedidos, cada um com data. Ao lado dela, um calendário com os prazos de entrega, a validade das certidões, as datas-base de reajuste e de repactuação e o fim da vigência. Assim, cada pedido à Administração começa com a prova pronta.

As matérias da Manhattan Magazine são informativas e não substituem a análise técnica de cada processo.