Ordem cronológica de pagamentos: como acompanhar a sua vez e o que fazer quando o pagamento atrasa

Entregar no prazo é metade do contrato. A outra metade é receber. No contrato público, o pagamento não depende da boa vontade de quem paga nem da insistência de quem cobra. O art. 141 da Lei nº 14.133/2021 obriga a Administração a pagar em ordem cronológica. Há uma fila para cada fonte diferenciada de recursos, e cada fila se divide em categorias de contratos: fornecimento de bens, locações, prestação de serviços e realização de obras.

A regra protege a empresa de duas formas. Impede que um credor mais recente seja pago antes, sem justificativa, e obriga o órgão a mostrar todo mês a fila e as exceções. Mas a fila só anda para quem entrou nela com a cobrança completa. Antes de cobrar, vale conferir se o atraso não começou do lado da própria empresa: recebimento não formalizado, nota fiscal com erro, certidão vencida.

Como a fila se forma

A ordem não é uma só para todo o órgão. Um fornecimento de bens não disputa lugar com uma obra, e um contrato pago com recursos de uma fonte não entra na fila de outra. Saber em que fonte e em que categoria está o contrato é o primeiro passo para ler a própria posição. A fonte costuma constar da nota de empenho.

O momento em que o crédito entra na fila depende do regulamento do ente e do contrato. Em geral, ele está ligado ao recebimento do objeto e à apresentação do documento de cobrança. Leia o regulamento do órgão contratante e a cláusula de pagamento do contrato para saber a partir de que ato a sua posição começa a contar e em que prazo, depois dele, o pagamento deve sair.

O recebimento abre a porta

Sem recebimento não há liquidação, e sem liquidação a despesa não é paga. O art. 140 prevê dois recebimentos. O provisório fica com o responsável pelo acompanhamento e pela fiscalização. O definitivo cabe a servidor ou comissão designada pela autoridade competente, por termo detalhado. Nas compras, o provisório é sumário, e a conformidade do material é verificada depois; nos serviços, os dois exigem termo detalhado. O regulamento ou o contrato define os prazos e os métodos de cada um (art. 140, § 3º).

Por isso, o primeiro controle da empresa é o do recebimento. Entregue com a nota fiscal e os documentos que o contrato pede, obtenha o comprovante datado do recebimento provisório e acompanhe o prazo do definitivo. Se o termo definitivo não sai no prazo previsto, pergunte por escrito o motivo. Um pagamento atrasado pode ser, na origem, um recebimento atrasado.

Onde ver a sua posição

A fila é pública. Todo mês, o órgão ou a entidade deve disponibilizar a ordem cronológica dos seus pagamentos numa seção específica de acesso à informação do seu sítio na internet, com as justificativas de cada alteração (art. 141, § 3º). Nessa publicação, a empresa confere se o crédito está listado, em que lugar, desde quando e se alguém foi pago fora da ordem. Guarde uma cópia de cada publicação consultada, com a data. A série mostra se a fila anda e em que ritmo.

Quando a ordem pode mudar

Mudar a ordem é exceção. O § 1º do art. 141 lista as únicas situações que permitem a alteração, e cada uma exige justificativa prévia da autoridade competente, depois comunicada ao órgão de controle interno e ao tribunal de contas competente. Entre elas estão a grave perturbação da ordem e a situação de emergência ou calamidade pública. Outra é o pagamento de contrato cujo objeto seja imprescindível para a integridade do patrimônio público ou para o funcionamento das atividades finalísticas do órgão, quando demonstrado o risco de descontinuidade. Fora dessas situações, a inobservância imotivada da ordem leva à apuração de responsabilidade do agente, e a fiscalização cabe aos órgãos de controle (§ 2º).

Uma das situações interessa diretamente às empresas menores. A ordem pode ser alterada para pagar microempresa, empresa de pequeno porte, agricultor familiar, produtor rural pessoa física, microempreendedor individual e sociedade cooperativa. A condição é demonstrar o risco de descontinuidade do cumprimento do objeto do contrato (§ 1º, II). A decisão é da autoridade competente, mas a demonstração pode partir da empresa: um requerimento com o contrato, os créditos em aberto e os documentos que mostram como o atraso ameaça a continuidade das entregas.

O que fazer quando o pagamento atrasa

Comece pelo diagnóstico, na ordem em que o processo anda. O recebimento definitivo foi formalizado? A nota fiscal foi aceita, com os dados do contrato, a descrição do objeto e as retenções corretas? As certidões de regularidade estavam válidas na data da cobrança? Há empenho com saldo para o valor? O crédito aparece na ordem publicada? Cada resposta negativa aponta uma providência diferente, e algumas dependem só da empresa.

Depois, peça por escrito. Um requerimento curto basta, dirigido ao gestor do contrato e ao setor financeiro pelo canal que o contrato indica. Ele traz o número da nota fiscal, a data do recebimento, a posição na ordem publicada e uma pergunta objetiva: o que falta para o pagamento e qual é a previsão. Se houver pendência, a resposta a identifica. Se não houver, o pedido fica registrado. Se a ordem publicada mostrar créditos mais recentes pagos antes do da empresa, sem justificativa divulgada, aponte o fato no mesmo requerimento e peça a justificativa que o § 3º manda publicar.

Se a divergência for só sobre parte da entrega, peça que a parte aceita siga para liquidação e pagamento enquanto a outra se resolve. Confira também a cláusula de atualização monetária e de encargos por atraso, quando o contrato a prevê, e junte o cálculo ao pedido. Medidas mais duras, como suspender entregas, têm requisitos próprios: tomadas sem eles, podem ser tratadas como inexecução do contrato.

O atraso no preço da próxima proposta

O tempo entre a entrega e o pagamento tem custo financeiro, e esse custo entra na formação do preço. A série das ordens publicadas mostra quanto a fila de um órgão costuma levar para andar. Use esse histórico para estimar o capital de giro de cada contrato e para decidir se a empresa consegue sustentar várias entregas antes do primeiro pagamento.

Na prática, o pagamento se acompanha como uma entrega. Para cada nota fiscal, registre a data da entrega, a do recebimento provisório, a do definitivo, a da cobrança e a posição na ordem cronológica de cada mês. Mantenha as certidões válidas durante toda a execução e responda sem demora a qualquer pedido de correção do documento de cobrança. Quando o atraso aparecer, a empresa terá em mãos a linha do tempo de que o requerimento precisa.

As matérias da Manhattan Magazine são informativas e não substituem a análise técnica de cada processo.