Inteligência artificial na licitação: o que automatizar e o que nunca delegar

Uma empresa que vende ao governo lê mais documentos do que consegue analisar com calma: editais, termos de referência, minutas, anexos, respostas a esclarecimentos, atas. A inteligência artificial lê rápido, resume, compara e extrai. Bem usada, devolve à equipe o tempo gasto procurando informação e o dirige ao que pede julgamento. Mal usada, transforma um erro de leitura em proposta enviada.

A linha que separa os dois usos é simples: a máquina prepara, a pessoa decide e assina. Tudo o que a ferramenta produz é rascunho até que alguém da empresa confira contra o documento original e aprove, com registro de quem aprovou. O que muda de empresa para empresa é onde fica cada ponto de revisão.

O que vale automatizar

A primeira candidata é a busca. O portal criado pelo art. 174 da Lei nº 14.133/2021, o Portal Nacional de Contratações Públicas, concentra a divulgação dos atos que a lei exige e adota o formato de dados abertos (art. 174, § 4º). Uma rotina automatizada pode consultar as fontes que a empresa acompanha, filtrar pelo perfil dela, como produtos, regiões e modalidades, e entregar cada edital novo com uma ficha curta. A revisão é leve: alguém confirma se o edital interessa antes de começar a leitura completa.

A segunda é a extração. Dado um edital, a ferramenta pode listar as exigências de habilitação, os prazos, o local e a forma de entrega e a previsão de amostra. Pode listar também as condições de pagamento e as penalidades, cada informação com o item e a página do edital de onde saiu. A referência ao trecho original é o que torna a extração revisável. Sem ela, quem revisa precisa ler tudo de novo.

Também se automatizam bem as conferências mecânicas. Comparar a ficha técnica do produto com cada requisito do termo de referência e apontar o que parece faltar. Verificar a validade das certidões e dos certificados contra as datas da sessão e das entregas. Preencher modelos de declaração e de proposta com os dados cadastrais da empresa. Montar o calendário de prazos. Em todas, a saída é uma lista de pontos a conferir, não uma conclusão.

Onde a máquina erra

Ferramentas de linguagem erram com a mesma fluência com que acertam. Podem trocar o número de um item, juntar duas exigências diferentes, deixar de ver uma condição escondida num anexo ou citar um dispositivo que não existe. Em licitação, cada erro desses tem consequência concreta. Uma exigência de habilitação que passou despercebida leva à inabilitação. Um prazo calculado errado faz perder o pedido de esclarecimento do art. 164, que precisa ser protocolado até três dias úteis antes da data de abertura do certame.

Há também o risco da leitura média. A ferramenta tende a descrever o edital típico, e a armadilha costuma estar no que é atípico. É a cláusula que muda o local de entrega, a exigência fora do padrão, a resposta a um esclarecimento que alterou o termo de referência. Por isso, a revisão humana não é uma formalidade no fim do fluxo. É uma leitura dirigida aos pontos que decidem a disputa.

O que nunca delegar

Algumas decisões não se transferem a ferramenta nenhuma, por mais precisa que ela seja. A decisão de participar, que pesa a capacidade da empresa, o risco do contrato e a estratégia comercial. O preço, com o custo, o valor mínimo aceitável e a estratégia de lances, que são escolhas de negócio. Quando a Administração exige, a exequibilidade da proposta é demonstrada com a planilha da própria empresa (art. 59, IV e § 2º). E a decisão de pedir esclarecimento, de impugnar ou de recorrer.

Sobretudo, não se delega o que a empresa declara e assina. O edital pode exigir do licitante a declaração de que atende aos requisitos de habilitação, e o declarante responde pela veracidade das informações prestadas (art. 63, I). Uma declaração redigida pela máquina e assinada sem leitura continua sendo da empresa, com todas as consequências. O mesmo vale para a proposta, para os documentos de habilitação e para cada mensagem enviada no sistema durante a sessão.

Na sessão, a regra se repete. Lances e respostas a convocações são atos da empresa, praticados por quem ela designou. Uma ferramenta pode avisar sobre prazos e organizar documentos, mas o envio fica com uma pessoa.

Dados e sigilo

O edital é público; os documentos da empresa, não. Planilhas de custo, contratos com fornecedores, propostas de outras disputas e dados pessoais de sócios e empregados pedem cuidado antes de entrar numa ferramenta. A empresa precisa saber onde esses dados ficam guardados, quem tem acesso a eles e se são usados para treinar o sistema. Dados pessoais pedem medidas de segurança próprias. Na dúvida, trabalhe com o documento público e mantenha o que é sensível fora da ferramenta.

Como desenhar o fluxo

Um fluxo seguro tem os pontos de revisão definidos antes do uso. Cada saída da ferramenta indica a fonte: documento, item e página. Cada ponto de decisão tem um responsável com nome. As aprovações ficam registradas, com data. E o fluxo é testado com editais que a empresa já disputou, comparando o que a ferramenta extraiu com o que a equipe sabia. O teste mostra onde a máquina acerta e onde precisa de mais atenção.

Comece pelas tarefas de volume e de baixo risco, como a triagem de editais e a montagem do calendário, e só depois avance para a extração de exigências. O objetivo é liberar o tempo da equipe, não dispensar a leitura.

Na prática, liste as tarefas de licitação da sua empresa e distribua cada uma em três colunas: a máquina faz e a pessoa confere; a máquina prepara e a pessoa decide; só a pessoa faz. Busca, extração, conferência de validade e preenchimento de modelos costumam cair nas duas primeiras. Participar, formar o preço, declarar, assinar, recorrer e dar lances ficam sempre na última.

As matérias da Manhattan Magazine são informativas e não substituem a análise técnica de cada processo.